Als Eventmanagerin ist Nicole im Congress Saalfelden für die Betreuung und den reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen zuständig – darunter auch zahlreiche Bälle. Sie gibt uns Einblicke und Tipps aus Sicht der Location.
Welche Infos sind beim Erstkontakt für euch als Location wichtig?
Die wichtige Info ist ein genaues Datum. Wir haben so viele Veranstaltungen im Haus, da brauchen wir eine genaue Vorstellung. Ansonsten gibt es natürlich Alternativdaten von unserer Seite.
Wie ist der Ablauf bis zum Ballabend?
Wenn das passende Datum gefunden ist, wird ein Vertrag aufgesetzt – als Absicherung für beide Seiten. Wenn dieser unterzeichnet ist, gibt es ein erstes Meeting, wo wir dann gemeinsam unsere Ball-Checkliste abarbeiten. Danach geht’s für die Schüler an die Planung. Dabei können sie natürlich jederzeit Kontakt aufnehmen, wenn Fragen auftauchen.
“Das Wichtigste ist der regelmäßige Austausch zwischen uns als Location und den Schülern.”
Um alles rund um Essen und Trinken zu besprechen, steht dann ein Treffen mit unserem Caterer am Plan. Wollen die Schüler im Congress zu Abend essen? Welche Möglichkeiten gibt es? Circa 10 Tage vor dem Ball gibt’s dann das Last-Call-Meeting mit uns, um die letzten Details abzuklären.
Welche Ratschläge kannst du aus deiner Erfahrung heraus geben?
Häufig ist das Zeitmanagement eine Hürde – ein guter Ball braucht ein gutes Zeitmanagement. Es geht nicht darum, selbst so viel wie möglich am Ballabend zu arbeiten, sondern Aufgaben abzugeben und gut aufzuteilen. Besser eine halbe Stunde früher starten, als dann in Panik zu verfallen. Der gesamte Abend soll so flüssig wie möglich gestaltet sein und genug Zeit zwischen Einlass und den Einlagen eingeplant werden.
Genießt den Ballabend – habt’s a Gaudi! Was bis dahin in der Vorbereitung nicht passiert ist, kann man dann auch nicht mehr ändern. Ein Ball mit einem stimmigen Gesamtbild bleibt im Kopf. Das fängt beim Thema an, geht über die Deko hin bis zur Band und den Einlagen.
“Was auf dem Plakat ist, soll ich auch im Congress finden - das Gesamtbild zählt.”
Phil ist Veranstaltungstechniker und für zahlreiche Events verantwortlich. Seine Arbeitsgebiete sind Licht, Ton und Zuspielungen jeglicher Art. In seiner jahrelangen Erfahrung hat er natürlich auch schon zahlreiche Bälle betreut. Was ist aus seiner Perspektive zu beachten?
Was ist für dich vor einem Ball wichtig?
Das Wichtigste ist, dass ich über den Ablauf der Veranstaltung Bescheid weiß. Dann kann ich im Vorfeld abschätzen, was die Schüler brauchen. Grundsätzlich sollen sie eine Vorstellung haben, wie ihr Ball ausschauen soll. Ich find’s aber auch wichtig, ihnen Feedback zu geben: Wie wär’s, wenn wir das so machen? Können wir das anders ausprobieren? Dann kann man Details und technische Aspekte ausarbeiten.
"Die Schüler sollen eine Vorstellung haben, wie ihr Ball ausschauen soll."
Was wird am häufigsten unterschätzt?
Das Zeitmanagement – alles braucht seine Zeit und Planung! Nicht nur am Ball selbst, sondern auch bei den Proben. Wenn du 5 Klassen hast, die für die Mitternachtseinlage proben, musst du natürlich auch Wechsel und Ab- bzw. Aufbau einplanen. Das wird häufig total falsch eingeschätzt.
Aber auch die Arbeit hinter Licht und Ton wird oft unterschätzt – der Bezug dazu fehlt einfach. Wenn ich im Vorfeld den Ablaufplan mit Anmerkungen und Wünschen bekomme, kann ich einen Großteil des Lichts schon programmieren. Licht braucht immer Zeit und damit kann man viel Zeit sparen. Änderungen sind dann natürlich auch vor Ort immer noch möglich und notwendig.
“Bis so eine Lampe leuchtet, ist einiges zu tun.”
Was macht für dich einen guten Ball aus?
Ein guter Ball greift das Thema cool auf und zieht es durch den ganzen Abend – nicht nur bei Licht und Ton, sondern auch bei der Deko und den Einlagen. Da gibt es natürlich große Unterschiede. Wenn man merkt, dass sich die Schüler ins Zeug hauen und sich was überlegt haben, macht die Arbeit umso mehr Spaß. Wenn dann auch noch die Band die richtige Stimmung versprüht, steht einem super Ball nichts im Weg.